Paginas

Vrijwilligersbeleid Protestantse Gemeente Voorburg

Opdracht
Omdat de PGV te maken heeft met dalende inkomsten en een dalend ledental, is het belangrijk te onderzoeken of en in welke mate taken die nodig zijn voor de ‘bedrijfsvoering’ in de toekomst meer door gemeenteleden kunnen worden uitgevoerd. Te denken valt aan onderhoud en verhuur van gebouwen, administratieve taken, etc. Daarvoor is beleid nodig. De werkgroep vrijwilligerswerk is ingesteld door de Algemene Kerkenraad van de Protestantse Gemeente Voorburg en brengt aan haar hierbij verslag uit.

De werkgroep had als taak in kaart te brengen:
a. wat de mogelijkheden en knelpunten zijn per wijkgemeente wat betreft inzet en betrokkenheid van gemeenteleden en
b. wat nodig is om gemeenteleden te stimuleren taken op zich te nemen en
c. wat nodig is aan begeleiding en coördinatie.

Samenstelling
De werkgroep bestaat uit Giel Schormans en Jan van der Wolf (predikanten), Kees de Groot en Leonie Groeneveld (Open Hof) en Ruurd Schaap en Bep van Sloten (Martini)

Werkwijze
De werkgroep heeft vier maal vergaderd over het beleid rond vrijwilligerswerk en de implementatie en daarnaast een aantal betrokken gemeenteleden en kerkenraadsleden uit beide wijken geïnterviewd aan de hand van een aantal vooraf opgestelde vragen. De uitkomst van de interviews is verwerkt in het voorliggende advies aan de algemene kerkenraad. Een samenvatting van de interviews is als bijlage toegevoegd.

 

Verslag en aanbevelingen

Inleiding en visie op vrijwilligerswerk in de kerk

“Laat ieder van u de gave die hij van God gekregen heeft, gebruiken om de anderen te helpen, zoals het goede beheerders* van Gods veelsoortige gaven betaamt.”
(1 Petrus 4:10).
*Het rentmeesterschap over gaven geldt individueel, maar kan ook toegepast worden op alle gaven die in de gemeente aanwezig zijn. Hoe zijn we goede beheerders daarvan?

De Protestantse Gemeente Voorburg (PGV) moet, om toekomstbestendig te zijn, geld besparen, daartoe moeten we over naar een lichtere organisatie. Transitie van taken van beroepskrachten naar vrijwilligers is daartoe een optie. Het vrijwillig meedoen vergroot ook de betrokkenheid van gemeenteleden en is daarom niet alleen een noodzaak maar vooral een manier om de transitie te maken naar een gemeente, betrokken op elkaar, de dienst aan God en de dienst aan de wereld. In principe zouden we toe moeten naar een situatie dat lidmaatschap van de kerk automatisch betekent dat je naar vermogen bijdraagt in geld, tijd en inzet en daardoor je geloof voedt en handen en voeten geeft.

Mensen doen een vrijwillige taak omdat ze er iets aan ontlenen. Zij krijgen er geen geld voor (Pro Deo), maar er is wel een andere opbrengst. Zoals contacten, zinvol bezig zijn, waardering enz.  Tegelijkertijd heeft de organisatie deze inbreng nodig. Er is dus sprake van een psychologisch contract en ook van een win-win situatie. Mocht de vrijwilliger er niets meer aan ontlenen of het wordt een “last” dan stopt de inzet. Het woord “vrijwilliger” komt in de Bijbel niet voor, het woord “ambt” ook niet. Wel wordt over dienende taken gesproken en zou de term taakdrager en taakgroepen wellicht beter passen.

Dit leidt tot de volgende visie:
De Open Hof en de Martiniwijkgemeente streven naar een kerkgemeenschap waarin elk gemeentelid zich uitgenodigd voelt zijn/haar talenten te ontwikkelen en zich in te zetten voor de missie van de gemeente, waardoor we daadwerkelijk samen het lichaam van Christus zijn.

In de kerk gaat het om de relatie met God, elkaar en de samenleving. De aanwezige gaven in de gemeente worden daarvoor ingezet. “Laat ieder van u de gave die hij van God gekregen heeft, gebruiken om de anderen te helpen, zoals het goede beheerders (letterlijk: rentmeesters) van Gods veelsoortige gaven betaamt.”(1 Petrus 4:10). Een klimaat van waardering helpt om de gaven tot ontplooiing te laten komen. Bovendien, als gelovigen met hun gaven de gemeente dienen zullen zij (meer) de ervaring hebben dat zij erbij horen.   

Schets van de wijkgemeenten.

De werkgroep heeft beide wijken in kaart gebracht en een overzicht van werkgroepen, commissie en taakdragers ontvangen en geanalyseerd en de verslagen van de interviews gebundeld tot een (anonieme) samenvatting. Daarbij heeft zij kansen en knelpunten in kaart gebracht en zij komt op grond daarvan tot een aantal aanbevelingen.

Martini-wijkgemeente
Knelpunten
Binnen deze wijk, met een licht groeiend aantal leden in alle leeftijdsgroepen en een flink aantal gezinnen, is voldoende potentieel aanwezig, maar dit wordt nog onvoldoende benut.

• Nieuwkomers zouden meer gestimuleerd én in staat gesteld kunnen worden direct actief te worden. Dat zou min of meer vanzelfsprekend moeten zijn bij nieuw lidmaatschap. Voor de sociale inburgering in een gemeente is dat ook beter.
• De kerkenraad en werkgroepen zoeken nog te vaak in (te) kleine kring.
• Het is voor een deel van de gemeente nog onduidelijk:
  (a) hoé het werk in de gemeente gedaan wordt
  (b) welke taken/vacatures/werkgroepen er zijn en
  (c)) wie wat doet.
  Door de wet op de privacy zijn namen en gegevens van gemeenteleden niet in brede kring bekend, de kerkapp helpt, maar daar zit niet de hele gemeente in, dus is niet iedereen makkelijk te vinden.
• De gemeente denkt nu nog teveel vanuit taken en te weinig vanuit gaven. Dat wordt versterkt door het beeld dat bij problemen of uitdagingen het ‘eigenaarschap’ alleen bij de kerkenraad ligt.
• Er wordt veel vergaderd en daarin ligt vaak de nadruk op praktisch-operationele zaken (het beheer, financiën, gebouwen, problemen) en minder op inspirerende en inhoudelijke bezinning: stilstaan bij de opbrengst van wat we doen, en samen ontdekken dat wat gedaan wordt ook daadwerkelijk bijdraagt aan waarom we samen kerk zijn.

Kansen

• Het potentieel is aanwezig en dus zijn er kansen daarop ook in te zetten. Voor het organiseren van een concrete afgebakende activiteit blijken meestal wel mensen te vinden te zijn: startzondag, kliederkerk, open kerk enz. Bij welkomstgesprek en in opgaveformulier en bij de bijeenkomst voor nieuwe leden wordt al aangeven: “waar ben je goed in en met wat voor taak wil jij bijdragen?”. Bij de inzameling van de gaven in de zondagse eredienst zou ingevoegd kunnen worden: ‘inzameling van tijd en talent’. Het helpt als een vertegenwoordiger vertelt wat nodig is en dat bij hem of haar meer info te verkrijgen is. Gemeenteleden zijn bereid mee te denken en er zit expertise en kennis in de gemeente. 
• Doordat de kerkenraad en daarmee ook de meeste taakgroepen verjongen zouden zeker kansen liggen een nieuwe vergadercultuur te introduceren. Bijvoorbeeld door korter te vergaderen, aan het eind van de middag of begin van de avond en daarin zou dan vooral ook gekeken kunnen worden naar wat goed gaat. Succes delen en verdiepend met elkaar spreken door taken beter te verdelen, kan veel mensen over de streep trekken zich bij een taakgroep aan te sluiten. Informatie uitwisseling kan schriftelijk gedaan worden: vergaderen is acties bespreken of eens in een concreet probleem duiken waardoor het inspirerender wordt.

Open Hof
Knelpunten:
De Open Hof is over het algemeen een ‘oudere gemeente’ in Voorburg Noord; de aanwas van een nieuwe generatie vrijwilligers is hierdoor erg summier. Ook demografische factoren spelen een rol. Er verhuizen veel jonge mensen, als ze een gezin krijgen, weg van de kleinere flatwoningen in deze (dure) burgerlijke gemeente; doorstromers bemachtigen in de wijk moeilijk een koophuis. 

• De gemeente is betrokken, maar op dit moment zijn het vooral oudere gemeenteleden die een taak op zich nemen.
• Er wordt in te kleine kring gezocht onder mensen die al iets doen of gedaan hebben en zij die zichtbaar zijn in de diensten. Mensen die niet frequent de kerk bezoeken worden hierdoor minder goed bereikt, vacatures worden in de kerk of nieuwsbrief genoemd, maar bereiken juist deze laatste groep minder.
• Er is een helder overzicht van taken en commissieleden maar wat elke groep precies doet en hoeveel tijd het vraagt zou beter over te brengen zijn. Er is behoefte aan een (online) vacaturebank met duidelijke omschrijvingen.
• Met nieuwkomers die via de ledenadministratie binnenkomen, worden geen gesprekken gevoerd, zij ontvangen een welkomstbrief en moeten dan zelf reageren als ze een welkomstbezoek willen. Daardoor worden nieuwe mensen, als zij niet in de kerk komen, gemist. Er is aarzeling om nieuwe mensen die komen meteen op de nek te springen en zo af te schrikken. Dat geldt met name als er jonge mensen komen.

Kansen

• Er is meer ruimte om vacatures ‘te promoten’; thans wordt het afkondigd en gepubliceerd in de nieuwsbrief, maar niet iedereen komt even frequent naar de diensten of “scant” wellicht alleen vluchtig de Nieuwsbrief. Interviews in de dienst over de inspiratie van waaruit men werkt, blijken verhelderend en motiverend te werken, hier zou meer mee gedaan kunnen worden.
• Er is een avond met jongere mensen geweest om ze potentieel te enthousiasmeren voor een functie binnen de gemeente, hen is ook de vraag worden gesteld via welke (social) media vacatures het best hun aandacht zou trekken. Door jongeren samen te brengen wordt gestimuleerd dat jongeren samen iets kunnen oppakken op hun manier.
• De wijk heeft wel een eigen adressenboekje en mensen kunnen elkaar dus vinden.
• Rond het welkom in de gemeente liggen kansen. Door in de welkomstbrief een duidelijk positief aanbod voor een welkomstgesprek aan te bieden kun je in dat gesprek het idee voor het ingroeien in de gemeente door een taakje op te nemen of je aan te sluiten bij een werkgroep bespreken. Wellicht willen nieuwe mensen juist graag snel iets doen om te integreren binnen de kerk.

Advies aan beide wijkgemeenten

1. Benader het vrijwilligerswerk in de kerk op een nieuwe manier: benadruk wat het oplevert, hoe leuk het is en maak heel duidelijke taakomschrijvingen en tijdsinvestering. Bespreek binnen het College van Kerkrentmeesters welke taken binnen de kerk door professionals en welke taken door vrijwilligers uitgevoerd kunnen worden en zorg dat omschreven wordt welke kwaliteiten daarvoor nodig zijn.
2. Maak als kerkenraad een overzicht van de basistaken die nodig zijn om de kerk te laten draaien zoals commissie van ontvangst, kosterdiensten, techniek, onderhoud enz. Daarnaast een overzicht van taken en groepen die eenmalig of additioneel zijn. Zorg dat beschikbare mankracht in eerste instantie op essentiële taken gericht is.
3. Kerkenraadsleden hoeven niet in iedere commissie en werkgroep te zitten. De kerkenraad bestuurt het geheel en maakt beleid, maar werkgroepen kunnen prima verantwoordelijkheid dragen voor hun taak als die helder is ingekaderd in het algemene beleid van de gemeente.
4. Denk er ook over na wat het betekent als de kerk vanwege de inkomsten vaker verhuurd wordt, welke inzet daarbij van vrijwilligers wordt gevraagd. Verhuur aan derden verhoogt inkomsten, maar legt ook een groot beslag op beschikbare vrijwilligerscapaciteit. Weeg zaken tegen elkaar af en maak richtlijnen of vraag huurders extern menskracht in te huren of voor menskracht te betalen (bijvoorbeeld catering, podiumopbouw, techniek etc.)
5. Maak haast met het instellen van maatregelen voor een veilige kerk volgens PKN model: o.a. door te onderzoeken wanneer een Verklaring omtrent Gedrag noodzakelijk is, waar BedrijfsHulpVerlening moet worden ingezet, en hoe om te gaan met jeugdwerk en bezoekwerk.
   De Martinigemeente heeft het voorwerk gedaan, bij de Open Hof loopt het traject om dit vorm te geven. Zorg dat dit op orde is voordat breder wordt ingezet op vrijwilligersinzet en zorg dat er twee vertrouwenspersonen worden aangewezen (man en vrouw). Maak dit breed in de gemeente bekend.
6. Bevorder een algemeen klimaat van waardering. Zorg ook voor een eenduidig en gepast bedanksysteem (tussentijds, maar ook bij het beeindigen van een taak).
7. Maak duidelijke declaratie afspraken voor vrijwilligers (kilometers, gebruikskosten, trainingen enz.) en budgetteer dit.
8. Voor een jongere generatie vrijwilligers werkt het stimulerend om hen groepsgewijs te benaderen voor taken.
9. Denk na over de vergadercultuur: bedenk wanneer te vergaderen en houdt het kort. Maak dat deelnemers gemotiveerd de vergadering uitgaan en je uiterlijk 22.00 uur de vergadering kunt verlaten.
10. Bekijk de overkoepelende taken: wat kunnen de wijken samen doen, en kunnen we elkaar daar bij helpen?
    
    

Aanbeveling voor een Plan van Actie door het instellen van een projectgroep vrijwilligers

Stel een coördinerende projectgroep in die tot taak heeft om vraag en aanbod in de gemeente bij elkaar te brengen. Zorg dat elke taakgroep of commissie een contactpersoon heeft die met deze, kleine, projectgroep contact heeft en aangeeft of nieuwe taakdragers nodig zijn, welke talenten daarbij passen en hoeveel tijdsinvestering gevraagd wordt. De projectgroep regelt de vacaturebank, benadert mensen voor vacatures, regelt zo nodig VOG’s en begeleidt nieuwe vrijwilligers. Zij zorgt ook voor inspiratie en ontwikkelingsmogelijkheden voor vrijwilligers (cursussen, toerusting, plaatselijke/ landelijke ontmoetingen etc.) en de opzet van een waarderingssysteem. De projectgroep zorgt ook voor meer bekendheid van taken en commissies, door een helder overzicht te maken van de commissies en groepen en hun bemensing.

• De kerkenraad stelt deze coördinerende projectgroep vrijwilligerswerk aan en maakt duidelijke afspraken over omgaan met privacy van gemeenteleden.
• De kerkenraad spreekt met de projectgroepleden een heel duidelijke taakomschrijving en communicatielijnen af om zicht te houden op wat er gebeurt. De kerkenraad hoeft er dus niet in te zitten, het is iets voor gemeenteleden die dat leuk vinden en zch daarop kunnen concentreren.
• Bespreek met kerkenraad en projectgroep elk jaar opnieuw of alle taakgroepen nog nodig zijn: waar stoppen we mee en waar gaan we mee door? En als je met een activiteit door wilt gaan, hebben we daar dan mensen voor?
• De projectgroepen uit beide wijken hebben contact en werken waar mogelijk samen.

Ideeen voor de Opdracht van de projectgroep

• De projectgroep zorgt in overleg met de groepen voor heldere taakomschrijvingen voor functies en taken en denkt na hoe dat gepubliceerd gaat worden.
• Zij maakt een plan hoe en wanneer mensen worden uitgenodigd en gemotiveerd hun gaven in te zetten en een taak(je) op zich te nemen.
• Zij maakt een begeleidingsplan per functie/taak met daarbij evaluatie momenten en termijnen. Zij zorgt er ook voor dat er intake en exit gesprekken worden gehouden.
• Zij brengt de (landelijke) mogelijkheden voor toerusting en ervaringsuitwisseling ter inspiratie en ontwikkeling van vrijwilligers in kaart.
• Zij maakt een plan voor goede spreiding van taken over de gemeenteleden, om zo iedereen in te kunnen zetten en over-inzet te voorkomen.
• Zij organiseert het aanwijzen van contactpersonen per cluster vrijwilligers, vanuit de betreffende taakgroep en middels een roulatiesysteem, die functioneert als aanspreekpunt voor de projectgroep en als supervisor voor de leden van die taakgroep. De projectgroep rapporteert hierover aan de kerkenraad.
• Jaarlijkse organiseert de projectgroep een intervisie/ evaluatie bijeenkomst per taakgroep. Bijvoorbeeld door een jaarkalender te maken en af te spreken waar evaluatie en waardering te combineren is. Waar nodig kan hierbij de link met andere taakgroepen worden gelegd.
• De projectgroep stelt aan de kerkenraad een systeem van waardering voor en brengt in kaart en maakt gebruik van waardering voor vrijwilligers die de burgerlijke gemeente biedt, zoals bijvoorbeeld de kerstkrans met kerst die aangeboden wordt middels een email aan onze vrijwilligers, deelname aan de vrijwilligerslunch van de gemeente etc.
• De projectgroep kan ook nadenken en een voorstel aan de kerkenraad doen voor welke vrijwilligerstaken een vrijwilligersvergoeding gepast is.

Bovenstaande lijkt veel, maar als het systeem eenmaal staat loopt het vanzelf en als een kleine groep mensen zich hierover buigt kan het veel opleveren en taken van anderen verlichten. De mate van inzet van vrijwilligers zal bepaald moeten worden door de prioriteiten in het gemeenteleven. De beschikbare menskracht is beperkt. In de kerk is het lastig om te stoppen met sommige activiteiten als er niemand anders is, en soms zitten mensen ook te lang op dezelfde taak en raakt motivatie op. Belangrijk is dat via de projectgroep en de jaarlijkse evaluatie te kunnen managen.

Aanvullende opmerkingen

De werkgroep heeft gezien dat er landelijk en bij STEK Den Haag allerlei voorstellen zijn voor goede inzet van vrijwilligers zoals voorbeeld vrijwilligerscontracten, declaratie­formulieren, begeleidingssystemen. Zij stelt voor dat de uitwerking daarvan gedaan wordt door leden van de coördinerende projectgroep van beide wijken samen, zodat een eenduidig PGV beleid wordt vormgegeven. Dat kan worden gedaan als de algemene kerkenraad en de wijkkerkenraden ons advies hiertoe hebben overgenomen. 

De Kerkrentmeesters hebben een aansprakelijkheidsverzekering volgens PKN model afgesloten. Het is belangrijk dat alle vrijwilligers en de kosters/beheerders hiervan op de hoogte zijn. Dat bleek nu niet het geval, zelfs de kerkrentmeesters moesten er naar zoeken.

Tenslotte

De werkgroep heeft in haar vergaderingen en tijdens de interviews gemerkt dat het stimulerend werkt als wordt nagedacht over dit onderwerp. Dat blijkt nu niet het geval, er wordt vooral gekeken vanuit “vacatures”. De werkgroep hoopt dat dit document en de gesprekken in de kerkenraden ertoe zullen leiden dat we onze visie, een gemeente waarin iedereen naar vermogen kan bijdragen, wordt gerealiseerd. Wij zijn uiteraard bereid dit voorstel in de AK en de wijkkerkenraden nader toe te lichten.

 

Bijlage: Samenvatting van de afgenomen interviews binnen de PKN Voorburg.

1. Hoe wordt er op dit moment gezocht naar vrijwilligers en hoe zou dat anders kunnen?

Binnen de Martinigemeente wordt er gebruikt gemaakt van de kerkapp, persoonlijk contact of een oproep via mededeling in de kerk.  Ook zijn netwerken erg belangrijk om vrijwilligers te vinden. In de Koningkerk heeft de voorzitter een Excel-bestand met alle mensen die een taak hebben binnen de gemeente, die elk jaar up-to-date gebracht wordt. Zelf houdt de voorzitter ook een Excel-sheet bij met mensen die hij kent, van waaruit ook mensen benaderd kunnen worden voor een vacante functie. Ook op de kansel tijdens de diensten wordt regelmatig afgekondigd dat er een nieuwe vacature is. Tenslotte staat het in de nieuwsbrief, en in het verleden heeft het ook wel op de website gestaan. Bij het selecteren van nieuwe vrijwilligers wordt in gedachten gehouden wie veel doet, zodat niet steeds dezelfde mensen aan de beurt komen.

Zoals ook besproken tijdens de projectgroep is er het idee van een ‘online vacaturebank’, waarbij een duidelijk overzicht van vacante functies zou kunnen staan, met duidelijke taakomschrijving, inschatting van de tijdsinvestering, en beschrijving van wat nodig is aan capaciteiten om deze taak te vervullen (bijvoorbeeld niet zomaar iedereen kan de beamer bedienen). Verder het idee om alle leden een brief te sturen met een inventarisatie of zij een vrijwilligersfunctie zouden willen oppakken. Bij geen reactie op de brief of een ‘nee’,  is dat duidelijk. Maar als mensen ‘ja’ aankruisen, met daarbij de categorie “welke functie? (categorie tuin, pastoraal werk, kerkblad, etc.) dan geeft dat aanleiding om met hen contact op te nemen.

2. Hoe zouden we ‘nieuwkomers’ sneller kunnen betrekken?

Eigenlijk kwam bij iedereen min of meer hetzelfde uit deze vraag. Belangrijk hierbij is om nieuwkomers ook niet te snel ‘in de nek te springen’, dat werkt mogelijk benauwend en schrikt af. Eerst rustig laten wennen en welkom heten. Bij nieuwe mensen tijdens de dienst: laagdrempelig begroeten/ een praatje. Starten met een klein, eenmalig klusje of project en eens zien of dat bevalt, zo is een vervolgstap naar een structurelere stap wellicht kleiner.

3. Hoe zouden we meer “onzichtbare leden” (niet-frequente kerkgangers, mensen meer op de

achtergrond) kunnen betrekken of bereiken?

Enthousiast maken door het delen van “succesverhalen van projecten die zijn gedaan/ worden gedaan door vrijwilligers”, ruime verspreiding van de nieuwsbrief, de kerkapp inzetten om aandacht te vestigen om wat er nodig is / mogelijk is qua vrijwilligers. In de Koningkerk heeft Bruun onlangs samen met Cor Jacobi de ledenlijst bekeken om na te gaan wie er minder naar de kerk komt en vervolgens contact met hen opgenomen. Het doel hiervan: belangstellend, laagdrempelig informeren waarom men minder komt; wellicht is er iets aan de hand en is er (meer ) behoefte aan pastoraal medeleven. Dit zou een ingang kunnen zijn om in ieder geval contact met deze mensen aan te halen, het gevoel van betrokkenheid te vergroten en als er contact is, kan dat ook een ingang zijn naar het oppakken van een taak.

4. Wat schrikt mensen af en hoe zouden we dit kunnen ondervangen?

De tijd; sommige taken zijn tijdrovend en/of hebben dat imago. Er zit wel verschil in de uitvoering van taken. De één wil alles zelf oppakken, de ander delegeert bijvoorbeeld meer. Hier zit dus ruimte. Meer afgebakende taken / klussen. Mensen benaderen n.a.v. hun eigen expertise en kennis.

​

5. Hoe kun je ook de jongere generatie (met vaak drukke banen, jong gezin, etc.) betrekken?

Kleinere deeltaken, duidelijk aangeven hoeveel tijd het kost. In de Koningkerk is onlangs het idee ontstaan om eens tien jongere mensen een aparte avond uit te nodigen om mee te denken. Het bestuur zit nu op een bepaalde manier in elkaar, veel mensen zijn wat meer op leeftijd. De jongeren wordt dan gevraagd hoe zij betrokken zouden kunnen worden. Denk verder aan het gebruik van social media om taken te promoten. Kanttekening: het is ook een kwestie van tijd wíllen maken, mensen hebben ook tijd voor de sportclubs van hun kinderen etc.

6. Tenslotte: wat vind je lastig aan jouw functie?

Kerkelijke molens draaien nog steeds langzaam. Verantwoordelijkheid drukt fors en men kan niet

op genoeg mensen terugvallen. Er zijn gevoelige onderwerpen, zoals “Veilige Kerk” met daarbij vragen die je moet gaan stellen rondom gevaar voor ongewenste intimiteit, machtsmisbruik. Je moet daarbij oppassen geen “zweem van wantrouwen” te creëren, tegelijkertijd staat veiligheid voorop en moet je toch nadenken over vragen als ‘kan een mannelijke ouderling bij een alleenstaande vrouw op bezoek?’ ‘moeten er altijd minimaal twee oppassen zijn in de crèche, zelfs als er maar één kindje om op te passen is?’ Het laatste staat tegelijkertijd haaks op efficiëntie in een tijd van schaarste rondom vrijwilligerswerk.

Verder wordt een gebrek aan helder en duidelijk communiceren binnen de kerk als een gemis genoemd en dat het lastig wordt gevonden als iemand voor iets wordt gevraagd waar diegene niet goed in is.

Aan alle geïnterviewden is gevraagd of zij inschatten dat het vertrek van Jan en Els gevolgen zal hebben voor het inzetten van vrijwilligers. In de Open Hof zal het nadenken over beroepingswerk uiteraard veel aandacht krijgen en bij de Oude Kerk zal waarschijnlijk één van de predikanten consulentschap op zich gaan nemen. In beide wijken voorzien de geïnterviewden de noodzaak door te gaan als twee aparte wijkgemeentes voor herkenbaarheid, waarbij meer samenwerking toegevoegde waarde kan hebben terwijl elke wijk eigen accenten kan leggen.

Presentatie PGV toekomstbestendig op 12 oktober 2022 >>

Vorig jaar hebben we u kunnen informeren over de uitkomsten van de werkgroepen PGV toekomstbestendig. De uitkomsten zijn op deze website gepubliceerd. Ze behoefden echter nog nadere uitwerkingen.

 Er is de laatste maanden hard gewerkt om het vervolg van het project gestalte te geven. We kunnen u nu meedelen dat er vier projectgroepen zijn gevormd die bezig zijn met concrete uitwerking van een aantal deelgebieden. Ook de bemensing is rond. De leden zijn nu hard bezig om tot concrete uitwerkingen te komen.

Hieronder vindt u de u de vier projectgroepen, de opdrachten, de samenstelling van de projectgroepen en de tijdpaden voor 2022.

Zoals u kunt zien zult u als gemeente tussentijds op verschillende manieren betrokken worden bij de projecten. Door het noemen van de namen van de deelnemers kunt u ook als u dat wilt tussentijds informatie krijgen dan wel, wat nog mooier zou zijn, uw input leveren voor de projectgroepen. Schroom niet om, als u meent een bijdrage te kunnen leveren over een onderwerp dit mee te delen aan een lid van de projectgroep. Voor algemene vragen kunt u terecht bij de scriba, Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Voor 2023 kunnen we nog geen tijdpad aangeven. Dit zal afhangen van het onderwerp. Uiteraard zijn we er attent op u zo veel en zo snel mogelijk te informeren als kan en gewenst is.

Uiteraard zijn de Algemene Kerkenraad en de beide Wijkkerkenraden nauw betrokken bij het project.

Ondertussen zijn er al positieve resultaten te melden. Zo zijn er behoorlijke kostenbesparingen doorgevoerd. Ook aan de inkomsten kant, bijvoorbeeld de verhuur zijn mooie resultaten te melden en dat ondanks de coronatijd!

Overigens kunt u dit ook zien aan de jaarcijfers! Deze worden na de AK- vergadering van 19 mei gepubliceerd.

We gaan met elkaar een periode van hard werken en communiceren tegemoet. Waarschijnlijk zullen er ook moeilijke en voor sommigen ingrijpende besluiten moeten worden genomen. We gaan er van uit dat we dit proces met elkaar goed zullen doorkomen, daarbij ons gedragen wetend door de steun van de Allerhoogste!

Namens de Algemene Kerkenraad,

Bram van Mannekes, voorzitter

Dick Smit, scriba

 PROJECTGROEPEN PROTESTANTSE GEMEENTE VOORBURG TOEKOMSTBESTENDIG:

PROJECTGROEP 1 PRO DEO

OPDRACHT

Omdat de PGV te maken heeft met dalende inkomsten en een dalend ledental is het belangrijk te onderzoeken of en in welke mate taken die nodig zijn voor de bedrijfsvoering in de toekomst meer door gemeenteleden kunnen worden uitgevoerd. Te denken valt aan onderhoud en verhuur van gebouwen, administratieve taken etc. Daarvoor is beleid nodig. De projectgroep vrijwilligerswerk is ingesteld door de Algemene Kerkenraad van de Protestantse Gemeente Voorburg en brengt aan haar verslag uit.

De projectgroep had als taak in kaart te brengen:

1. Wat de mogelijkheden en knelpunten zijn per wijkgemeente wat betreft inzet en betrokkenheid van gemeenteleden en
2. Wat nodig is om gemeenteleden te stimuleren taken op zich te nemen en
3. Wat nodig is aan begeleiding en coördinatie.

Samenstelling

De projectgroep bestaat uit ds. Giel Schormans en ds. Jan van der Wolf (predikanten), Kees de Groot en Leonie Groeneveld (Open Hof) en Ruurd Schaap en Bep van Sloten (Martiniwijkgemeente)

TIJDPAD

Dit project heeft haar werkzaamheden al laten uitmonden in een notitie die als bijlage is bijgevoegd. De notitie heeft op de agenda gestaan van de Algemene Kerkenraad van 19 april jongstleden en is voor commentaar, suggesties etc. toegestuurd aan de beide wijkkerkenraden.

In de AK-vergadering van 23 juni hopen we de reacties te horen zodat daarna aan implementatie gewerkt kan worden. Streefdatum gereed is eind december.

PROJECTGROEP 2 FINANCIELE BEWUSTWORDING

OPDRACHT

Onderzoeken en adviseren met welke middelen en communicatietechnieken de financiële bewustwording op alle niveaus binnen de PGV verhoogd kan worden, waardoor de actieve betrokkenheid van de gemeenteleden bij het terugdringen van het financiële tekort van de PGV vergroot wordt.

Bij het uitwerken van deze opdracht wordt onder meer gekeken naar:

1. Het inzichtelijk maken van de totale inkomsten en uitgaven van de PGV naar de gemeenteleden, waarbij de relatie tussen kosten en activiteiten helder wordt.
2. Het inzichtelijk maken van de inkomsten en uitgaven per wijkgemeente, b.v. door een halfjaarlijkse rapportage naar de wijkkerkenraden.
3. Vormen vinden hoe inkomsten en uitgaven per wijkgemeente kunnen worden weergegeven, waardoor de lange termijn trends helder zichtbaar worden.
4. Welke vormen van communicatie nodig zijn om gemeenteleden hierbij te betrekken en te motiveren tot actie.
5. Aangeven hoe de inkomsten uit vermogen worden beheerd en aangewend

Samenstelling

De projectgroep bestaat uit Ronald Droge (Open Hof), Arie-Jan van ’t Zelfde (Martiniwijk), Teunis Jan van Varik, (penningmeester en lid Martiniwijk), Annemarie Ormel,(Open Hof).

TIJDPAD

In de AK-vergadering van 23 juni zullen de voorlopige bevindingen gepresenteerd worden.

Op 3 oktober vindt de presentatie plaats in een gezamenlijke vergadering van wijkkerkenraden en AK.

Streefdatum gereed is eind december.

PROJECTGROEP 3 DOMUS DEI; TOEKOMSTBESTENDIG GERICHT OP GEBOUWEN

OPDRACHT

Vanuit bestaande adviezen van eerdere werkgroepen uitwerken hoe bestaande gebouwen het beste ingezet kunnen worden zodat de tekorten hiervan voor de kerkelijke gemeente geminimaliseerd worden of zelfs omgezet worden naar een overschot.

Bij het uitwerken van deze opdracht wordt onder meer gekeken naar:

1. De beste inzet van de gebouwen op korte termijn (vanaf begin 2023) Andere beheersvormen (bijvoorbeeld gebouwen onderbrengen in een stichting), het aantrekken van nieuwe gebruikersgroepen van buiten de kerkelijke gemeenten en beperkte investeringen met korte verdientijd worden in de uitwerking meegenomen.
2. De beste inzet van de gebouwen op langere termijn. (Gedeeltelijke) nieuwbouw is hier duidelijk een optie. Nieuwe vormen van gemeentezijn, zoals meer kleinschalige bijeenkomsten en zichtbare aanwezigheid in de buurt worden in de uitwerking meegenomen.
3. De inbreng van buiten naar binnen de gemeente is belangrijk. Projectgroep 4 kan hier een belangrijke bijdrage aan leveren.
4. Ook het landelijk project erfgoed erbij betrekken, evenals de gemeente Leidschendam-Voorburg (ook via politieke partijen)

De Oude Kerk en de Koningkerk bieden duidelijk verschillende uitdagingen en mogelijkheden. Het ligt dan ook voor de hand om de mogelijkheden voor beide kerken met bijgebouwen apart uit te werken.

Samenstelling

De projectgroep bestaat uit Albert van Eerden, projectleider en lid Open Hof, Annette Weijermars, vz. Huygensfestival en lid cultuurfonds Leidschendam-Voorburg, Hein Bos, lid Rotary en bekend bij Open Hof, Teunis Jan van Varik, penningmeester/lid Martiniwijk, Ruth Reinders, lid CvK en lid Martiniwijk, Michael Ruhl, Martiniwijk, Theo Soeters, lid Open Hof.

TIJDPAD

In de eerste helft van juni zal de gemeente geconsulteerd worden

23 juni presentatie voorlopige bevindingen in de AK

3 oktober presentatie in gezamenlijke vergadering van Wijkkerkenraden en AK.

Streefdatum inzet gebouwen op korte termijn gereed eind december. Kansrijke opties voor de langere termijn worden daarna pas uitgewerkt.

PROJECTGROEP 4 BETREKKEN VAN OMGEVING BIJ VOORTBESTAAN VAN BEIDE KERKGEBOUWEN

OPDRACHT

Onderzoeken op welke wijze de financiële bewustwording van bewoners, culturele organisaties, middenstand en de gemeente Leidschendam-Voorburg kan worden vergroot met als doel een hoger financiële ondersteuning van buiten de kerkelijke gemeente.

Bij het uitwerken van deze opdracht wordt onder meer onderzocht:

1. Ideeën en mogelijkheden om de kerken intensiever te gebruiken, bijvoorbeeld door culturele instellingen.
2. Welke structuren deze mogelijkheden bevorderen (bijvoorbeeld Stichting Vrienden Oude Kerk of Koningkerk, financiën onderbrengen in een stichting ter exploitatie van de kerk, structurele samenwerking met organisaties in Voorburg)
3. Welke aanpassingen/voorzieningen zijn nodig om interessante voorstellen mogelijk te maken.
4. Nagaan welke potjes (subsidies e.d.) er zijn om de voorgestelde activiteiten mogelijk te maken. Ook mogelijke bijdragen vanuit de burgelijke gemeente vallen hier onder

Samenstelling

Voorlopig werken de projectgroepen 3 en 4 samen. De samenstelling bestaat vooralsnog uit dezelfde personen.

TIJDPAD

In de eerste helft van juni zal de gemeente geconsulteerd worden.

23 juni presentatie voorlopige bevindingen in de AK

3 oktober presentatie in gezamenlijke van wijkkerkenraden en AK.

Streefdatum gereed eind december.

 

EERDERE RAPPORTAGES:

Rapportages PGV toekomstbestendig beschikbaar

mei 2021

De afgelopen maanden is er veel werk verzet door 3 werkgroepen in het kader van het traject PGV toekomstbestendig. Werkgroep 1 hield zich bezig met de vraag: wat voor kerk willen we zijn? Groep 2 dacht na over de gebouwen en de derde groep verdiepte zich in de financiën. Intussen heeft de Algemene Kerkenraad de rapportages onder grote dank aanvaard.

De interessante rapporten zijn te lezen:
PGV toekomstbestendig werkgroep 1 >>   Wat voor kerk willen we zijn?
Addendum werkgroep 1 >>
PGV toekomstbestendig werkgroep 2 >>    Gebouwen
PGV toekomstbestendig werkgroep 3 >>     Financiën

Let wel, ze bestaan uit analyses, scenario’s en oplossingsrichtingen. Er zijn geen besluiten genomen, behalve die betrekking hebben op inkomstenverhoging en het reduceren van (facilitaire) kosten.

Collecterooster 2021 van de Protestantse Gemeente Voorburg

De tweede collectie is altijd voor de instandhouding van de plaatselijke kerk
onderstaand een overzicht van 1e collecte met de diaconale bestemmingen

Datum		Doel
Zondag 03-jan-21		Wijkdiaconie
Zondag 10-jan-21		SociaalFonds LV
Zondag 17-jan-21		Stichting Leergeld LV
Zondag 24-jan-21		De Hoop
Zondag 31-jan-21		Financiële nood
Zondag 07-feb-21		Diaconaal quotum
Zondag 14-feb-21		Mission Aviation Fellowship
Zondag 21-feb-21		Werelddiaconaat
Zondag 28-feb-21		Missionair
Zondag 07-mrt-21		Voorjaarszending (Bulgarije)
Zondag 14-mrt-21		Binnenlands Diaconaat
Zondag 21-mrt-21		Paasgroeten
Zondag 28-mrt-21		Open Doors
Zondag 04-apr-21	1ste Paasdag	Jong Protestant
Donderdag 11-apr-21		Ouderenwerk
Zondag 18-apr-21		Voedselbank Stichting Buren
Zondag 25-apr-21		Wijkdiaconie
Zondag 02-mei-21		Financiële nood
Zondag 09-mei-21		Pauluskerk
Donderdag 13-mei-21	Hemelvaart	Algemene Doeleinden
Zondag 16-mei-21		Financiële nood
Zondag 23-mei-21	1ste Pinksterdag	Pinksterzending
Donderdag 30-mei-21		SIV
Zondag 06-jun-21		Sociaal Fonds LV
Zondag 13-jun-21		Vakantieweek ouderen
Zondag 20-jun-21		Vrienden van AMCHA Nederland
Zondag 27-jun-21		Vakantiegiften
Zondag 04-jul-21		GHZV
Zondag 04-jul-21		GHZV
Zondag 11-jul-21		Hospice Vliethuys
Zondag 18-jul-21		Ouderenwerk
Zondag 25-jul-21		Financiële nood
Zondag 01-aug-21		Vliet en Burgh
Zondag 08-aug-21		Pastoraal Centrum De Herberg
Zondag 15-aug-21		Zending
Zondag 22-aug-21		Financiële nood
Zondag 29-aug-21		Wijkdiaconie
Zondag 05-sep-21		Rudolpstichting
Zondag 12-sep-21		Sociaal Fonds LV
Zondag 19-sep-21		Noodfonds Vluchtelingenhulp LV
Zondag 26-sep-21		Vredesweeek
Zondag 03-okt-21		Kerk en Israël
Zondag 10-okt-21		Jong Protestant
Zondag 17-okt-21		Werelddiaconaat
Zondag 24-okt-21		Vluchtelingenwerk Nederland
Zondag 31-okt-21		Algemene Doeleinden
Zondag 07-nov-21		Najaarszending
Zondag 14-nov-21		Wijkdiaconie
Zondag 21-nov-21		EXODUS
Zondag 28-nov-21		Diaconaal quotum
Zondag 05-dec-21		Nederlands Bijbelgenootschap
Zondag 12-dec-21		Kerstgiften
Zondag 19-dec-21		Kerstgroeten
Vrijdag  24-dec-21	Kerstnacht	Kinderen in de Knel
Zaterdag  25-dec-21	1e Kerstdag	Kinderen in de Knel
Zondag 26-dec-21		Amnesty International
Zondag 02-jan-22		Ouderenwerk

Collecterooster 2022 van de Protestantse Gemeente Voorburg

De tweede collectie is altijd voor de instandhouding van de plaatselijke kerk
onderstaand een overzicht van 1e collecte met de diaconale bestemmingen

Dienst		Doel
2-1-2022		Wijkdiaconie
9-1-2022		Sociaal Fonds LV
16-1-2022		Stichting Leergeld LV
23-1-2021		Stichting de Haven
30-1-2021		Financiële Nood
6-2-2022		Werelddiaconaat
13-2-2022		Mission Aviation Fellowships
20-2-2022		Diaconaal Quotum
27-2-2022		Open Doors
6-3-2022		Voorjaarszending (Bulgarije)
13-3-2022		Binnenlands diaconaat
20-3-2022		Paasgroeten
27-3-2022		Missionair
3-4-2022		Ouderenwerk
10-4-2022		Jong Protestant
17-4-2022	Pasen	Voedselbank Stichting Buren
24-4-2022		Wijkdiaconie
1-5-2022		Financiële Nood
8-5-2022		Rudolphstichting
15-5-2022		Vrienden van AMCHA Nederland
22-5-2022		Sociaal Fonds LV
26-5-2022	Hemelvaart	Algemene doeleinden
29-5-2022		SIV
5-6-2022	Pinksteren	Pinksterzending
12-6-2022		Vakantieweek Ouderen
19-6-2022		Financiële Nood
26-6-2022		Vakantiegiften
3-7-2022		GHZV
10-7-2022		Hospice Vliethuys
17-7-2022		Ouderenwerk
24-7-2022		Financiële Nood
31-7-2022		Vliet en Burgh
7-8-2022		STEK
14-8-2022		Zending
21-8-2022		Financiële Nood
28-8-2022		Wijkdiaconie
4-9-2022		Pauluskerk
11-9-2022		Jong Protestant
18-9-2022		Noodfonds Vluchtelingenhulp LV
25-9-2022	vredesw.17-25	Vredesweek/PAX
2-10-2022		Kerk en Israël
9-10-2022		Sociaal Fonds LV
16-10-2022		Werelddiaconaat
23-10-2022		Vluchtelingenwerk Nederland
30-10-2022		Algemene Doeleinden
6-11-2022		Najaarszending (Bulgarije)
13-11-2022		Wijkdiaconie
20-11-2022		Exodus
27-11-2022		Diaconaal Quotum
4-12-2022		Nederlands Bijbelgenootschap
11-12-2022		Kerstgiften
18-12-2022		Kerstgroeten
24-12-2022	Kerstnacht	Kinderen in de Knel
25-12-2022	Kerst	Kinderen in de Knel
26-12-2022		Amnesty international
31-12-2022	Oudjaar	Diaconaal quotum