Vacature Officemanager Kerkelijk Bureau
Functieomschrijving van de Officemanager Kerkelijk Bureau
De officemanager is de verbindende schakel tussen de ambtelijke organisatie en de uitvoerende organisatie van de Protestantse Gemeente Voorburg (PGV)
Het Kerkelijk Bureau (KB) is de administratieve organisatie van de PGV.
De officemanager is verantwoordelijk voor de gang van zaken op het KB en het aanspreekpunt voor de gemeenteleden en andere betrokkenen.
Taken en verantwoordelijkheden
Overleg, afstemming met de medewerkers over de uit te voeren werkzaamheden, die voortkomen uit de besluitvorming van de Algemene Kerkenraad en het College van Kerkrentmeesters.
Overleg, afstemming met de medewerkers over de lopende werkzaamheden.
Uitvoering van algemene secretariële taken zoals beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail en postverzorging.
Bijhouden van de ledenadministratie
Ondersteuning bieden aan vrijwilligers, predikanten en ambtelijke vergaderingen.
Regelen van de reproductie van de weekbrieven, orde van dienst en het verzenden van brieven.
Organisatie en aansturing van de vrijwilligers (o.a. drukkers, postlopers).
Bijhouden van de web-site (jaaragenda, digitale nieuwsbrief).
Bewaking van de betaling van facturen voor bijv. huur van de zaalruimtes en het doen uitsturen van aanmaningen.
Lichte administratieve werkzaamheden, zoals het verzamelen van facturen en de goedkeuring van de betreffende commissies.
Bewaking van jaarlijkse onderhoudsbeurten van aan apparatuur en cv.
Van de officemanager wordt verwacht dat hij/zij indien nodig op een avond werkt.
Tevens bestaat de mogelijkheid om een deel van de werkzaamheden, indien gewenst, thuis te verrichten.
De officemanager wordt aangesteld door en is verantwoording verschuldigd aan het College van Kerkrentmeesters.
De belangrijkste competenties van de officemanager zijn:
*Zelfstandigheid, initiatief en besluitvaardigheid
*Een service gerichte en praktische instelling
*accuratesse
*goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden
*affiniteit met vrijwilligerswerk, kerk en geloof
*HBO werk- en denkniveau
De arbeidsvoorwaardenregeling van de Protestantse Kerk in Nederland is van toepassing.